Aviso de privacidad protección de datos personales

IMEVI SAS, en su condición de Institución Prestadora de Servicios de Salud Visual, como responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por sus pacientes, clientes, colaboradores y proveedores, y en cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades realizadas por IMEVI SAS serán tratados de acuerdo a las finalidades del objeto social de la compañía y a su política para la protección y tratamiento de datos personales.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES Y PACIENTES

1. Realización de gestiones para las etapas comerciales precontractual, contractual y pos contractual y corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado
2. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
3. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, verificación de incumplimiento de alguna de las partes, entre otros.
4. Vinculación en general de cada cliente, fidelización de clientes y operaciones de marketing.
5. Realización de gestión de las actividades relacionadas con la prestación del servicio de salud, bien sean de carácter administrativo, corporativo, de contacto, de recaudo, entre otras.
6. Creación, actualización, monitoreo y emisión de las historias clínicas de los pacientes para contribuir al correcto desarrollo de los procedimientos médicos a los que sean, o puedan llegar a ser sometidos los pacientes.
7. Cumplir con las obligaciones legales derivadas del objeto social de IMEVI SAS, frente a las regulaciones que le imponen los entes reguladores del sector salud en cumplimiento de sus funciones como entes de regulación, vigilancia y control.
8. Dar trámite y respuesta al ejercicio de los derechos y deberes de los pacientes dentro del sistema de salud colombiano.
9. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los clientes y pacientes.

IMEVI SAS trata datos sensibles de sus clientes como la voz, con la única finalidad de que las grabaciones de las conversaciones mantenidas con los agentes de la empresa se puedan emplear como prueba de la prestación del servicio y de la respectiva autorización del tratamiento de datos personales. También se recolectan datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos para garantizar la seguridad en los ambientes laborales, controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas, clientes, pacientes proveedores y demás terceros en las instalaciones de la empresa.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS

IMEVI SAS. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
3. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
4. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
5. Consultar memorandos o llamados de atención.
6. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
7. Contactar al titular y a sus familiares en casos de emergencia y para regular las relaciones laborales.
8. Participación en programas de bienestar, capacitación, formación y demás derivadas de la gestión del departamento de Talento Humano.
9. Uso de imágenes de los trabajadores para actividades informativas, institucionales y de bienestar laboral.
10. Consulta de datos en listas restrictivas por cumplimiento de obligaciones legales para el control de actividades terroristas – SARLAFT.
11. Consulta de información para verificación de requisitos laborales.
12. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los trabajadores.

IMEVI SAS almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre IMEVI SAS y el empleado.

IMEVI SAS trata datos sensibles de sus trabajadores como la huella dactilar, imágenes y voz, con la finalidad de controlar el horario de ingreso a las instalaciones de la compañía, proporcionar ambientes de trabajo seguros y controlar la calidad del servicio. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por IMEVI SAS, para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, IMEVI SAS procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SOCIOS

IMEVI SAS recolecta los datos personales de sus socios y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los socios de IMEVI SAS serán:

1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socio.
2. Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al socio.
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.
4. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los socios.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea socio de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

IMEVI SAS, recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de IMEVI SAS, serán:

1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
2. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
3. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

IMEVI SAS, solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de IMEVI SAS, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, IMEVI SAS, devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES EN EL CONTROL INGRESO

IMEVI SAS recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de IMEVI SAS serán:

1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
2. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
4. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por visitantes.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Es facultativo de los titulares entregar información que contenga datos personales sensibles salvo que medie un deber legal. Para tales efectos se entienden como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar algún tipo de discriminación, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, sin perjuicio de la Reserva Legal a que está sometida la Historia Clínica de los pacientes en los precisos términos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

IMEVI SAS realiza el tratamiento de datos personales de menores de Edad, por este motivo mantenemos especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizará en todo tiempo, el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En todo caso, IMEVI SAS recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto a sus derechos.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las políticas de protección de datos personales se encuentran publicadas en la página Web de IMEVI SAS www.imevi.com.co. El Titular, su representante y/o apoderado podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita en la página web de IMEVI, opción contáctenos: Contactenos, o a través de comunicación escrita radicada en la Calle 75 #20c – 24, en la ciudad de Bogotá.

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